歯科医院における事務長の役割

労務・人事評価・採用

みなさん、こんにちは、経営戦略研究所の横山光孝です。

 

日々、歯科医院にお伺いをして経営課題への取り組みを院長やスタッフのみなさんと打ち合わせしています。

 

その中で最近、私のお伺をしている医院で打ち合わせのテーマとして多くなてきているのが事務長の採用や役割に関することです。

 

・事務長はどんなタイミングで採用をするべきか

 

・事務長には、どんな人を採用するべきか

 

・事務長には、どんな業務を任せればいいのか

 

・勤務Drや女性スタッフとの信頼関係は、どのように構築をしていけばいいか

 

などの質問が非常に多いです。

 

今回はその中でも事務長に求められる資質についてお話をしていきます。

 

本来、医療法人の事務長とは院長が法人の最高経営責任者であるのに対して、事務長は経営に関する経営執行責任者になります。

 

その業務内容は、Drや看護師、歯科衛生士などの医療専門職にしか出来ない仕事以外のほとんどを網羅することが求められます。

 

新患増加対策はもとより、採用、教育、評価制度構築などを始めとする人事・労務管理、ひいては組織づくりから組織改革、また財務会計と計数管理・管理会計を基盤にした財務管理、業者さんとのやり取り、医科歯科連携を含めた他医療法人との関係構築、クリニックのブランディングも含めた戦略的マーケティングの実現などです。

 

事務長はまさに医療法人の「経営執行責任者」であり「事務作業長」ではないということです。

 

当然、ネットマーケティングやスタッフマネジメントという基本的な経営管理も必要なのですが、現場マーケティングや現場マネジメントの留まらずより高次元の戦略的マーケティングと戦略的マネジメントに関する問題提起や問題解決、また法人の全体最適化への業務を牽引・遂行していくことが求められます。

 

また今後、需要が大きく増していくことが確実な在宅医療に進出を予定している法人であれば、より高度な資質を備えた事務長の存在が必要になります。

 

私が事務長「候補」に求めている基本的な資質チェックのごく一部は以下のような項目です。

以下の項目をしっかりと遂行することが出来てから事務長への昇格資格が出てくると言うことです。

 

歯科医院 事務長チェックリスト(初級編)

 

□事務長の前提条件

□・医院理念を理解している。それを行動で現すことが出来る。

□・医院理念を伝えられる

□・医院経営を理解している

□①収入とは、利益とは何かを理解する

□②スタッフが元気で明るく働いていること

□③スタッフを励まし、いつも気にかけていることを伝え、向上することの楽しさを伝える

□④組織を破りそうなスタッフの発見と対応

□・問題解決能力

□→医院で起こる様々な問題、課題を院長と相談し、解決している。また、問題が起こる前に、事前に問題の種を察知し、院長に相談し、事前に解決している

(仕事の基本と指導)

□・身だしなみの指導

□・整理・整頓・清掃・清潔・躾の指導

□・報告・連絡・相談の指導

 

□院内業務

<診療業務関連>

□・アシスタント業務全般・・・オペ以外の通常のアシスタント業務

□・消毒・滅菌

<受付業務関連>

①患者様対応、接遇

□・電話対応

□・ご予約

□・キャンセル対策

□・会計業務

□・保険種類の対応

□・患者様への説明

□→治療前・治療後に患者様から治療について質問された時に、カルテを見れば判断できることは、院長に確認しなくても、説明することができるように他の受付スタッフを指導している

□②事務作業・・・カルテ出し、業者さん対応、支払い、発注業務、在庫管理

□③レセプト業務・・・総括、返戻の訂正など

□④技工物関連
□技工日々管理表&売上&外注先売上比較等・・・、外注請求他請求書作成データ、
□技工指示書、予定日報データ作成、技工料金表、院内・外注売上比較グラフ、作成管理チェック表

 

□総務関連

①院長のスケジュール管理

□→院長のスケジュールを把握し、院長からスケジュールの確認を受けたときに、即座に答えることができる。また、院長がスケジュールを忘れている時は、忘れないように、スケジュールを伝えることができる

②人事管理
□スタッフ勤続年数自動計算表の作成(入社期間表示データ)、
□賞与データの作成、賞与計算表、賞与算定表、評価データ、
□新人教育(就業規則の説明や入社承諾書等の作成)
□各種人事変更手続き(入退社、退職金手続き、)、
□各種雇用手続き(採用者・退職者)マニュアルの作成、
□各スタッフ・勤務医・矯正の住所・携帯アドレス管理、
□アルバイト管理(アルバイト研修名札、鍵NO.の控えリスト、シフト表、タイムカードPC作成等)
□勤怠管理表の作成(他勤怠チェック等…)、
□各種保険手続き(労災・歯科医師国保、保険etc…)
□育児休暇マニュアルの作成(育児休暇書類の作成&手続き)
□勤務ドクター支給額データ、昇減給と評価計算表、
□求人受付表の作成(原稿内容、応募表・各種報告通知等・・)

□ハローワークでの募集、採用手続き

□・医院見学時の対応

□・面接採用の手続き(1次面接の実施、適性試験の実施、2次面接の手配、内定通知、採用通知、入社前手続き)

③人事評価制度の運営管理

□自己評価、主任評価、院長評価の段取り、面談時間の調整など

□・賞与データ(スタッフ評価データ、毎月入力賞与データ表

□・提出物管理

□・院内で行われるテストの実施

 

□経理・財務関連

①売上・財務・顧客管理
□患者リスト作成、患者推移グラフ(年間・月間・初診・再初診別データ等)
□各ドクター別自費支払い管理表の作成(予定・結果・支払終了時期等)、
□各種日報作成(売上・顧客(受付・事務・技工士・メ)、
□自費同意書関連、オリジナル問診表、粗利計算表、
□金銭管理業務(日々の売上入金、資金繰り、通帳記帳&資金繰り調整管理表の作成、
□納税計算&支払い、(パソコン振込予約)、各種委託料の資金移動
□買掛表の作成(材料費・外注・技工費)、

□自費患者さんへの請求書作成
□買出し、給与計算&給与振込み、窓口現金管理等…
□資金管理表の作成&入力管理
□小口現金の管理と日々の売上のチェック
□Dr. & DHの保険・自費・販売品売上の管理、
□月末更新&各施術者への結果提出、他原本データ作成・・・

□決算書作成の基本帳票の記帳、整備

□医院経営数値の管理

□→経営基本数値の管理(新患数、紹介率、キャンセル率、中断率、自費金額など)

 

②対策&患者様・スタッフ改善化計画
□月末実績表、提案に関するデータ化、アポイント空きトライ率、上下半期中間データ、年間□結果データ、半期自費契約表の入力原本、経費削減対策、
□SEO対策、休診案内、掲示板の設置、
□集客用POPスタンドの設置&毎月のPOP作成、

□新人スタッフ紹介、新年のご挨拶掲載、

□年末一括更新&年間実績からの新規対策、年度末一括更新作業、

□院内ニュースの作成、

□リコールカードの毎月デザイン作成、
□治療説明会のPOP作成

□前日メール&電話サービス、各種対策、
□待合室用POPの作成等、他対策業務

 

□医院業務最適化
□WORDデータ・EXCELデータ・Power Pointでのデータ作成、
□HPの更新&画像修正(TOPページ・デンタルニュース・Q&Aの更新他SEO対策等)、

□予定表
□個人仕事量の集計&データ化作業、
□院長との対策ミーティング・スタッフとのミーティング、各種院外勉強会の参加、
□受付必要資料の作成(窓口収入日計表や売上・顧客実績結果入力表)、

□各種マニュアル(薬液作成・掃除・補充分チェックリスト・器具のメンテナンス方法)、
□必要資料の作成(投薬・各種注意事項・治療計画書、各承諾書等)、

□初診電話問い合わせ表
□売上日報・技工日報の作成、各種対策(仕事の効率化作戦・・・)
□矯正関連資料(ブラケット管理表・治療計画票・在庫管理表・棚卸表他…)
□誤渡対策(販売品・投薬お渡し表等…)、
□年末年始業取引先定休日リスト、

□院内評価対策(アンケート表の作成など)
□OPE書類の作成(治療同意書等・外科処置後の注意事項用紙の作成)、料金表の作成、
□次回治療予定記入書、データ管理表の作成、

□インプラントデータ管理表の作成、

□デザイン(診察券・駅看板POP)
□日々の業務日報の記載、確認、定着

□手書き書類のデータ化、各業者さんとの打ち合わせ、提出書類の記入&簡易化、連絡補佐、

□スタッフ・スケジュール管理等

 

□TC業務関連

□TC業務・・・各種カウンセリングが出来る

□・初診カウンセリング

□・セカンドカウンセリング

□・患者様への治療計画の説明

□・補綴カウンセリング

□・リコールカウンセリング

 

 

今後の経営方針に鑑み、しっかりと資質を見極めた事務長の採用を検討していくことが必要です。

投稿者プロフィール

横山 光孝
横山 光孝
弊社唯一の中小企業診断士資格保有者。
前職で飲食専門経営コンサルティングを経験。
8年間に渡り、競争激しい飲食業界の300企業以上の業績アップで培った経験を基に岩渕メゾットを効果的に展開中。
二人の子持ちで豊富な人生経験は社内一。
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