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皆さん、こんにちは。
歯科医院地域一番実践会コンサルタントの岡本です。
今日は医院の業務効率化についてお話していきます。
突然ですが、みなさんの医院では印刷物にどのくらいのコストがかかっていますか？
例えば家庭用のプリンターを使ってA4カラーで何か印刷物をプリントした場合、インク代として１枚あたり１５円程度、プラス紙代、そして印刷をする時間が１０秒だったとしても人件費３円程度、トータルで２０円弱かかる事になります。
これが月に１００枚だとすると、１年間で１２００枚、合計２万４０００円のコストになります。
一方で、プリントパックで１２００枚のA4カラー印刷を頼むと、コストは２１９０円と１／１０以下になります。（光沢紙、１０営業日以内発送の場合）
この例は極端かもしれませんが、歯科医院では残業代を減らすことには力をいれますが、このような業務効率化によるコスト削減はあまりされていないことが多いのではないでしょうか。
例えば、みなさんの医院には
「医院を開業した頃から取り組んでいるけど、実は何にも使われていない資料の作成や数値の記録」はないでしょうか。
実は、レセコンが新しくなってすでにそっちで確認しようと思えばできる数値を、毎日手書きで記録し、月末に電卓で集計していたりします。
しかも、手書きなので、その数字が増えているのか、減っているのか、昨年同時期と比較してどうだったのかもわからない。でも、その数値を出すことで「うちの医院はしっかりと数字を管理できている」と勘違いしてしまうのです。
その作業をしているスタッフは「なんでやっているのかはわからないけど、先輩から教えられたのでやっている、でも何か意味があるのかなー？と思ってました」と疑問に思いながらやっていたりします。
月末の忙しい時期に、このようなムダな作業をなくすだけで、スタッフの見えない人件費を削減することができますので、ぜひ医院の中で「この作業は意味あるのかな？」と思っている業務がないかを確認してみて下さい。
スタッフに「この業務って、実は意味ないのでは？と思っているものはない？」と聞いてしまうのも良いかもしれません。
スタッフが「必要ないんじゃないか」と思って申告してくる業務の中には大切な内容も含まれていたりします。人は意味付けを行った場合と意味付けがない場合で生産性が変わりますので、その場合にはしっかりと業務の必要性や意味を教えてあげることで、効率化を図ることができる可能性が高いです。
医院が大きくなり患者さんも増えてくると、どうしてもやることが増えていきます。一度、業務の棚卸しを行い、改善できるもの、効率化を図れるもの、行わなくても良いものを明確にしてみてはいかがでしょうか？
