歯科のWEB問診システム｜歯科医院経営地域一番実践会

こんにちは。地域一番ディレクターの岡本雅史です。先生は歯科医院のWEB問診票と聞いてどのようなイメージを思い浮かべるでしょうか。「メリットってペーパーレス化くらいでしょ？そのくらいならまだ紙でいいや」と思われているかもしれません。確かに既にサブカルテの電子化等に取り組み始めている医院であれば問診票をWEB化することにメリットはありますが、そうでなければ必要性を感じないかもしれません。

しかし実は歯科に於けるWEB問診票は「ペーパーレス化」が主目的ではありません。実際に私のクライアント様でWEB問診票を導入した医院のほとんどがペーパーレス化の取り組みはまだ進んでいません。実践会の提供するWEB問診システムでは、入力された内容が今まで医院で使っていた問診票とほぼ同じレイアウトのPDFに変換され瞬時にメールで送られてくるので、受付は添付されたPDFを印刷して使っているのです。

実はこの流れになることで多くのメリットが生まれます。実際に導入した院長先生たちが「今年一番の衝撃 でした！」「これ、すごいですね！！」と驚きを隠せなかった程です。ではどのようなメリットがあるのか、 ご紹介していきます。

１．初診のキャンセル減

通常予約時に確認するのが名前と電話番号くらいなのに対して、WEB問診票で事前に住所や勤務先などの情報を入力することで、キャンセルすることに対する心理的なハードルが上がり、キャンセル防止効果が得られます。また、入力の一手間がかかる分、入力してくれた人の来院率が高くなります。

２．初診カルテ作成時の時間短縮

通常の問診票は患者様が来院してから記入することになります。記入が終わってから初診のカルテ作成をするのに対して、WEB 問診票では来院前に初診カルテの作成が可能です。患者様が問診票を記入している間に、受付も術者も手が空いていて、チェアも空いていたとしても、お通しできない、というような無駄な時間をなくすことが可能です。

３．保険証返却までの時間短縮

初診カルテ作成に必要なのが保険証の情報ですが、お預かりしてから返却するまでの時間が長くなる返却漏れなどのリスクが高くなります。事前に名前や生年月日、住所などの情報が登録されていれば、あとは保険証情報だけを入力すれば保険証を返却することが可能になり、返却漏れ・紛失などのリスクを低減させることに繋がります。

４．チェアタイムの確保

患者様によっては、予約時間のギリギリに来院してから問診票を記入したり、入力に時間がかかってしまってチェアタイムが少なくなってしまう事もあります。WEB問診票であればこのような事態を減らすことが可能です。また、小さなお子様連れの患者様や、兄弟での来院などの場合、通常以上に問診票記入の時間がかかってしまいますが、WEB問診票を事前に入力してもらうことで、スムーズな診療とチェアタイムの確保が可能になります。

５．医院方針の事前同意が可能

「うちの医院はC処の前にP処をしっかりやる医院です」、「うちは、こういう検査をしっかりやります」「キャンセルする場合は、２日前までに必ず連絡して下さい」などの医院の方針を患者様に伝えるために、ホームページ等にしっかりと記載したとしても、患者様がそれを読んでくれているかはわかりません。WEB問診票であれば、このような項目を記載して、「同意する」にチェックを付けないと先に進めないような作りにすることが可能です。つまり、医院方針に同意した初診患者様のみが来院することになるので、来院後の説明や診療がスムーズになります。

６．集計作業の時間短縮

初診患者がホームページを見たのか、口コミを見たのか、知人や家族からの紹介なのか、などを集計する場合、多くの場合、問診票に記入された内容を手作業でエクセルなどに転記し、集計することになります。しかし、実践会の提供するWEB問診システムはGoogle フォームを利用しますので、入力された情報は全てスプレッドシート（エクセルのWEB版のようなものです）に蓄積されていきます。これにより手作業で行っていた転記作業は不要になり、来院経路集計の時間短縮だけでなく、初診患者の年齢層や住所など、様々な集計が可能になっていきます。

７．感染防止対策の手間の削減

病院・クリニックだけでなく、ホテルでもジムでも、患者様・お客様に何かを記入してもらう場合、感染防止の観点から利用したペンの消毒はほぼ必須となっていました。患者様に消毒済のペンであることを認識してもらうために、消毒済みのペンと利用済みのペンを分けて…といった事も、WEB問診票では不要です。

ペーパーレス化との相性は抜群です

最初に主目的ではない、と書きました。しかし、既にサブカルテの電子化など、ペーパーレス化に取り組んでいる医院での相性は抜群です。せっかくペーパーレス化に取り組んでいるのに、問診票を紙で書いてもらっていたとしたら、iPadで写真を撮って取り込んだり、スキャンしたり、という手間もかかりますし、破棄するにしても紙が残り続けてしまいます。

WEB問診システムであれば、iPadで直接PDFを確認できるため、手間も大幅に削減可能です。
事前入力されずに来院された患者さんには、QRコードを読み取ってもらい、自身のスマホからの入力、もしくは医院でタブレットを用意して入力をしてもらうと、手書きよりも早く、かつ一元管理ができるためおススメです。（年配の方で入力の仕方がわからない時は、紙での記入をお願いする事もありますが、基本的にWEBでの入力を推奨していくと、より早く定着していきます）

うちはＰＣが苦手だから運用が難しそう…

導入後の運用も難しいことは何もありません。ホームページにWEB問診票入力画面へのバナーを設置していただくだけです。電話で初診予約があった際に、最後に「ホームページのどこどこに、WEB問診票入力のバナーがあるので、そちらから事前の入力をお願いします。」と誘導するだけです。

WEB予約機能がある場合は、予約完了画面や、予約完了メールにURLを載せて、事前入力を誘導して下さい。
パソコンやスマホを持っていない方や、事前入力のない患者さんへの対応は上述の通りです。

WEB問診票が入力されると、指定したメールアドレス宛にメールで通知が届きます。問診票もPDF形式で添付されていますので、印刷、もしくはタブレットやPC上でご利用ください。導入した医院様の中で、運用方法がわからない、という質問をいただいたことは一度もないほどとてもシンプルな仕組みですので、PCが苦手なスタッフでも問題なく利用することができます。

業務フロー例

圧倒的なコストパフォーマンスを実現

初期費用１万円、月々１万円で始められる!（税抜）

初期費用は１種類のA4フォーマットにつき1万円（税込1.1万円）、月々の費用は、フォーマット数に関わらず、一律1万円（税込1.1万円）と、他社サービスと比較しても圧倒的なコスパを実現しています。

例えば、大人も子どもも同じ問診票を利用している場合は、フォーマットが１種類なので初期費用は1.1万円、大人と子どもで別々のフォーマットにする場合は2種類となるため、初期費用は2.2万円となります。月々の費用はフォーマット数に関わらず、一律1.1万円/月となります。

スマイルチェックシートも１種類にカウントされる？

問診票の裏にスマイルチェックシートを付けている医院も多いと思います。問診票とスマイルチェックシートを現在と同じようにそれぞれフォーマット作成する場合は2種類分の初期費用がかかります。
しかし、紙の問診票が選択肢をすべて表示させる必要があるのに対して、ＷＥＢ問診票は選択された項目だけ表示させればよいため、省スペースでの表示が可能です。

そのため、スマイルチェックシート程度の内容であれば、1種類のフォーマットで作成することが可能です。

他社サービスとの比較

• レセコン連携とは、レセコンに予め登録済みの患者情報にBluetoothやスクリーンショット、文字のコピー＆ペースト等で主訴等の情報を登録するものです。レセコンに問診表からの情報をどれだけ登録したいか？で必要な機能なのかを判断されると良いかと思います。

費用

• 初期費用及び修正費用は請求書でのお支払い、毎月のお支払いは銀行引き落としのみの対応となります。

WEB問診システムの注意事項

◆WEB問診は便宜的なサービス総称であり、「診療申込票」と同義です。
◆本サービスは最低1年間の利用が必要となります。1年経過後はいつでも解約可能です。
◆Googleの仕様変更や障害により、やむを得ずサービスを変更、停止する場合がございます。
◆ホームページ設置用のバナーを提供いたしますが、バナーの設置方法等ホームページに関するお問い合わせには対応いたしかねます。
◆お申込み後に初期費用＋初月分の月額費用のお振込みの案内をFAXにてお送りします。ご入金確認後に制作を開始いたします。
◆サービス開始月の翌々月末までに口座振替用紙を投函してください。サービス開始翌々月分の口座引き落としができない場合、一時的にサービスを停止することがあります。
◆サービス開始前のフォーマット修正は3回までとなります。
◆弊社にて専用のGoogleアカウントを作成した上で、医院のGmailアドレスに権限を共有します。医院のGmailアドレスがない場合には作成をお願いいたします。
◆サービス解約時には過去に蓄積されたデータをエクセル形式で提供した上で、弊社で作成したアカウントの削除を行うため、継続して利用することはできません。

お申込方法

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お問合せ

経営戦略研究所 株式会社 歯科医院地域一番実践会　鳥居
ＴＥＬ．０４５－４４０－０３１２ ＦＡＸ．０４５－４４０－０３２２

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フォーム入力時は、Gmailのログインが必要になりますが、患者様が利用するWEB問診システムはログイン不要ですのでご安心下さい。