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意見が飛び交う医院が行っているルール

こんにちは！
歯科医院地域一番実践会の萩原直樹です。
今回はスタッフの発想力を活用することに関して記載していきたいと思います。

歯科医院が成長するためには各スタッフのクリエイティビティを活かすことがとても重要になってきます。
クリエイティビティとは創造性です。
創造性を育むには自由に発言できる環境が必須です。

経営者である歯科医院の院長先生は現場のすべてを把握することは難しいです。
人数が増えれば増えるほど小さな行き違いが増えていき、
大きなトラブルにつながることがあります。

スタッフは小さい修正が必要だと感じておりながらも、
改善を伝えることは少ないのが実情です。

何故スタッフは意見をしないのか

理由は大きくは２つ。

１つ目は言っても変わらない可能性があるから。

面談などで院長先生がスタッフからの発言を受けても、
何もしないことがよくあります。
するとスタッフは伝えても意味がないと感じてしまい何も発言をしなくなります。

最近困っていることある？

と聞いて

特にないです。

と答えられる場合は伝えても意味がないと感じているか、
本当に話すことがないかのどちらかしかありません。

プラスのスタッフであればこの時に大体ひとつかふたつの改善点を伝えてくれます。
何も伝えてこない　＝　困っていない　のではなく、
伝えても意味がないと感じているのかもしれません。

２つ目は伝えたことで仕事が増えてしまう、
もしくは周りに負荷をかけてしまうと感じてしまうからです。

例えば在庫の位置を改善したいけど、
ひとつ変えてしまうとすべてを変更しなければならないと思ってしまいます。
周りのスタッフの協力も必要になってくるし、自分だけではできない。
この場合にはスタッフの発言は減ってきてしまいます。

医院を変えていくのは意見のできる雰囲気と、
それを実現できる組織の仕組みや体制をつくることが重要なのです。

スタッフの発言はできるだけ活用できるように準備をしておくとよいです。
その中ではミーティングなどにおいてもグランドルールを設定するとよいでしょう。

ミーティングや発言におけるグランドルール

１．受け入れる

「それ難しいのでは？」
「やる意味ある？？」

といった否定に近い言葉を残すのではなく、
まずは受け入れることです。
いいね！と付け加えるだけでも雰囲気はかなり変わってきます。
スタッフの意見をつぶさないようにしていくことが重要です。
特にミーティングなどでは全体として受け入れて考えていくことは、
新人の意見を活用する雰囲気の醸成ともなります。

２．つなげる

受け入れた後に、Yes and　でつなげていけるとよいです。
「それはいいね！さらにこのようにできたらいい！」
などと意見をのせていくことも重要です。
色んな意見が合った場合にはさらにアイディアをのせることで、
話の内容の深さや方向性が変わってきます。
脱線した場合にはもちろん戻すことは重要ですが、
発言が常に出るような環境にすることを意識してください。

院長先生やチーフの「正しい意見」がスタッフの創造性をつぶしてしまうことがあります。
時に誤っているものでもアイディアとしては聞き、次につなげるということができれば様々なアイディアがでる環境になるでしょう。

３．どうやるかを考える

なんでそれをするの？

というような質問ではなく、

どうやっていくか？

を考えていくことが良いです。
発言してくれている意見は大きな理由がない場合もよくあります。
何故ではなく、どうやっていくかを考える事によって、
様々なスタッフが多くの気づきをしてくれるようになります。
上記で記載したように全てを院長先生が見ることはできません。
だからこそ現場の小さな改善をスタッフにしてもらうことはとても有効なのです。
行ったからといって、何かが著しく変わらないこともあります。
ただしそれはそれです。
スタッフ自身が実践をする習慣をつけていくことが医院経営の根幹なのです。

４．未来を考える

過去に失敗したから…

と言ってアイディアをつぶしていませんか？
過去よりも未来を構築できるように考えていきます。
勤務が長くなれば長くなるほど自分の医院の固定観念が強くなっていきます。
今までの固定観念を破ってくれるのは新しく入った方しかいません。
スタッフが出してくれた提案がもしかするとすごく良いものになるかもしれませんし、
何も変わらない、もしくは悪くなるかもしれません。

その場合は完全に全てを新しいやり方に移行するのではなく、
一部を試験的に変更してみるとよいでしょう。
一か八かの変更ではなく、失敗をしてもそんなに問題がない範囲で変更を繰り返していけばよいです。
うまくいったらラッキー程度に考えていると気持ちも楽でしょう。

小さい成功体験を積んでもらうためにはやはりスタッフに実践を積み重ねていただくことがとても大切なのです。

他の医院が行っている参考事例を見ながらでもいいですし、
オリジナルで考えていってもよいです。

まずは大きく時間や労力をかけずに実践をしていただくものを考えていけるとよいでしょう。
全体で行うものではなく、一部でできるものにすることをお勧めします。

かつ考える時間が長すぎる提案はお勧めできません。
ひとつの改善がとても時間がかかるという認識が生まれてしまうからです。

小さくても前に進む。
実践で得た少しの変化を楽しむ。

このぐらいの気持ちでいれば様々な意見が出てくるようになるでしょう。
意見を出すグランドルールの設定が歯科医院の経営を変えていきます。