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皆さん、こんにちは。歯科医院地域一番実践会 地域一番化マスター 岩渕龍正です。
近年、事務長を採用するケースが実践会クライアント、経営塾メンバーでも増えてきました。
事務長は活躍してくれれば、物凄く医院の成長を後押ししてくれます。
しかし、もし、院長との関係性が崩れたり、良くない辞め方をするようなことがあると、非常に危険です。
裏の事情まで知っているために、院長を脅したり、密告したり、ネットに情報を書き込んだり、スタッフに院長や医院の悪口を吹聴したりするなど、大きなリスクにもなり得るのです。
事務長がいつ何時、豹変するかは分かりません。
それに備えておくことは医院を守ることに大きくつながります。
事務長を信頼することは事務長が成長するためにも重要です。
事務長に仕事を任せていくことは院長の負担を軽くして、院長にしかできない業務に集中するためにも重要です。
しかし、任せすぎてもいけないと思います。
銀行振込を自由にできるようにしたり
法人印を預けてしまったり
メールの設定を任せるようにしたり
顧客情報を自由に引き出せるようにしたり
・・・
非常に重要な部分は院長または院長夫人しかできないようにしておいたほうが良いかと思います。
そうしないと、信頼していた人に裏切られるのは精神的ショックも大きいですし、医院全体にも大きなショックを与えることになり、医院の根幹を揺るがしかねません。
私の知ってるある医院では、事務長が院長先生のメールにアクセスしていたり、院長のメールを事務長に転送しているケースまでありました。
また、意外と事務長が女性スタッフと付き合ってるケースも多いものです（不倫含む）。
事務長を信頼して相談したことが付き合ってる女性スタッフに伝わり、そこから医院全体にねじ曲がって伝わってしまい、医院が混乱するなんてこともよくあります。
そして、付き合ってる女性スタッフから色んな話を聞くこともあり、次第に院長よりも女性スタッフサイドの考え方に染まっていってしまうこともあります。本来であれば、院長サイドとかスタッフサイドではなく、どうしたら医院が良くなるかということを考えることが仕事であるにもかかわらず、院長よりも女性スタッフからの人気？を得ることを優先するようになることもあります。
もはや、このような兆候が見られたら、リスクヘッジをしっかりかけておくことをオススメします。
いや、何も問題がなくても、常にリスクヘッジはかけておかないと問題になってから焦っても遅いのですから。
また、事務長は事務室という全く目の行き届かないところで仕事をしています。
普段、どんな仕事をしているのか、今日はどんな仕事をしたのか日報を提出させたり、管理をしっかり行っていくことを常日頃からしておくことをオススメします。
そのような管理が行き届かない状況が不正や裏切りを招くのです。
また、事務長というポジションは孤独です。他に仲間が院内にも、全国にもいないですし、悩みを相談できる人はいません。
日ごろから、院長自身がよく事務長とコミュニケーションを取って、話を聞く、評価をしっかりしてあげることが大事だと思います。
