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皆さん、こんにちは。
歯科医院地域一番実践会コンサルタントの岡本です。
突然ですが・・・
パソコンのデスクトップに無数のアイコンが置かれていて、目当てのファイルを探すのに苦労している。さらに、最近はパソコンの起動がすごく重くなってきてストレスを感じている・・・
上記に身に覚えのある院長先生も少なくないのではないでしょうか。
先日の歯科医院経営活性化手法でもありましたが、
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パソコンの動きが重い事による時間コストの損失は多大なものがあります。
特に、上述したようにファイルがどこにあるのか探さないといけない状況では、何か作業をしようと思っても目的のファイルが見つからずに挫折してしまったり、パソコンが重くてやる気がなくなってしまった、といった事もあるようです。
医院のパソコンではなく、院長個人のパソコンをしっかりと活用することで、数値管理や資料作成など効率のよい歯科医院経営が行なえます。
今日はパソコン整理の３つのポイントをご紹介します。
１．デスクトップにファイルは極力置かない。
デスクトップはそのまま「机の上」という意味ですが、パソコンは起動すると引き出しに相当する「メモリ」からいろいろなファイルを取り出して「机の上」に配置していきます。
このメモリが大量に使われる状態が、いわゆる「パソコンが重い状態」につながってしまうので、デスクトップに置くファイルは最小限にとどめておくことをオススメします。
解消するためには
例えばCドライブやDドライブに「デスクトップのファイル」といったフォルダを作って、デスクトップにはそのフォルダのショートカットだけを置いておきましょう。何かファイルを保存するときは、デスクトップではなく、このショートカットを選んで保存すれば、デスクトップにファイルが溢れる事もなくなりますし、パソコンの起動が重い状態を回避できる可能性があります。
２．フォルダやファイルの名前にアルファベットを付ける
ファイルやフォルダが増えてくると、目当てのファイルにたどり着くまでにものすごく時間がかかってしまう、といった事もあるかと思います。そんな時には、ファイルの頭にアルファベットを付けておくことをオススメします。
例えば、医院の数値に関連するファイルをいれておくフォルダは【s.数値】、在庫関連のファイルなら【z.在庫】といった具合です。
こうしておくことで、キーボードでzと打てば一瞬でzから始まるファイルやフォルダを選択できるため、マウスでスクロールして探す、といった時間を省いていきなり目的のフォルダやファイルを探すことができます。
３、ファイル検索ソフトを使う。
私はいつもEverythingというソフトを利用しています。これはパソコン内のファイル検索が劇的に素早く行えるソフトです。例えば、起動して検索したい文字列を入れれば、ほぼ一瞬で目的のファイルの候補が表示されます。ファイル名がわからなくても、「パワーポイントで作ったあのファイルなんだっけな～？」といった時には【.pptx】で検索すればパソコン内のパワポファイルが全て表示されるのです。
（ファイルはhttp://forest.watch.impress.co.jp/library/software/everything/
フリーソフトなので利用する際には自己責任でお願いします）
いかがでしたか？
すごく簡単な内容ですが、ものを探す時間はコスト以外の何者でもありませんので、ぜひ実践してみてください。
