このブログは約 4 分で読めます
こんにちは！実践会のコンサルタントの山ノ内です。今日は午前診療終了間際のアポイントについて考えてみたいと思います。
午前診療終了間際のアポイント、「入らない」と意外に困っている医院さんがあります。結論から言えば、新患対策を強化するのが一番の解決策になると思います。
ただ、
「医院に合う患者さんだけを診たいから無作為に集患をしたくない…」
けど、
「しっかりと枠は埋めたい」
「効率よく診療したい」
自費率が高い医院さんでは、このジレンマをお持ちの医院さんも少なくないのではないでしょうか。そんな医院さんの場合、まずは現状をしっかりと把握されると良いかと思います。考えられる要因は大きく２つあると思います。一つは患者側の要因、もう一つは医院側の要因です。
患者側の要因
単純に昼食前なので食事前に歯科治療したくないという意識が働くと思います。シンプルですが、これが1番大きいでしょう。
医院側の要因
２つあると思います。
一つは、スタッフによる恣意的なアポイントブロックです。このケースだと診療が昼休みにできるだけ押さないようにスタッフが調整をしてきます。受付スタッフでなく、たまに衛生士スタッフによる圧力のケースもあるので、いきなり受付スタッフを責めないように注意してください。面談や日々の会話などで状況把握することが大切ですね。
指摘するだけで改善する場合もあります。ただ、この時に注意したいのが昼休みのタイムカードです。昼休みに入る時に休憩へ入る打刻をしていなければ、いざ、午前診療終了間際にアポイントが入るようになったとしても、診療が押した場合にその点をスタッフから指摘されて元通りになる可能性もあります。なので、こちらも万全の労務整備をして改善に臨むことが望ましいと思います。いきなり労務整備が難しい場合は午前パートスタッフだけを延長して診療する場合もあります。この場合、衛生士枠をフル稼働で入れることは難しいかもしれませんが、一つの対策になるかと思います。
二つ目は、患者さんが指定するままにアポイントをとっていないかどうかを確認してみて下さい。最初に医院側から次回の予約時間の提案をする流れを作ってください。これは午前終了間際のアポイントを入れるだけでなく、全体的な効率の良いアポイント取る上でも重要な仕組みになります。その際、提案する言い方まで決めるとスタッフさんも取り組みやすいです。
例えば、
「◯ ◯ 時でしたら早めに次回の予約をお取りできますが如何でしょうか？」
たったこの流れですが、この一工夫が大事です。
最後に
「なんとなくアポイントルールがある」ではなく、「当院のアポイントルールはこの紙に書いてある」というのも必要です。このルールを文章でしっかりと書き残すこと、ミーティングで共有することは必須ですね。
そして、院長の意図しないルールが出来るには理由があります。根本原因を探り、その理由と向き合うことも大切だと思います。
一撃必殺でなく、小さな取り組み、緻密な取り組みを積み重ねても大きな目標に到達できます！頑張っていきましょう！
