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みなさん、こんにちは。経営戦略研究所コンサルタントの岡本です。皆さんは「Googleフォーム」を活用していますでしょうか。
Googleフォームは無料で使えてアンケートなどが作れるサービスです。例えば、この機能を活用すれば、毎日紙で書いてもらっている
このようなコロナ対策の問診の内容をWEBに置き換える事が可能です。
紙を提出してもらってるけど、カルテに入れても見る事はないし、書いてもらうためにペンなども除菌して…
と結構手間になっている事もあると思うので、これだけでも受付業務の効率化を図る事が可能です。
入力された内容は、スプレッドシートにエクセルのリストのように情報が蓄積されていくので受付のモニターで、スプレッドシートだけ開いておけばリアルタイムで入力された情報を確認可能です。
他にも、Googleフォームをキャンセル待ち登録で利用している医院もあります。Googleフォームで希望する曜日や時間帯を入力してもらう事で、蓄積された情報から、「金曜日の午前中を希望している人」などを瞬時にフィルタを掛ける事ができるので、これも非常に効率よく利用することが出来ています。
初診の患者様向けのアンケートなどで利用して、住所や年齢、来院経路などを入力してもらえば、どこに住んでいる人の初診割合が多いのか、や、何経由の初診が多いか、など様々な分析ができるようになります。
他にも
・評価制度を導入している医院で、各項目の自己評価を紙ではなくGoogleフォームで点数を入れる事で、評価者が点数をまとめる手間が省ける
・お誕生日のお祝いのコメントを集める際に、WEBでもらう事で、誰が提出してくれた、なども管理しやすくなる
・有給や残業の申請をGoogleフォームで行う
・サンキューカードをカードではなくフォームで入力し、年末にまとめてコメントを渡してあげる
などなど、活用方法は対患者様向けだけでなく、院内の仕組みづくりにもかなり使えます。
もしかすると、最初は「やっぱり紙が使いやすい…」と思うかもしれませんが、コロナ禍では飛躍的にIT化が進みました。WEBカルテ、オンライン診療、そしてこういった紙のWEB化。その時代の波に置いていかれるのか、まず取り入れてみて判断するのか、その柔軟性が試されているのかもしれないですね。
