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皆さん、こんにちは！
歯科医院地域一番実践会 コンサルタントの五十嵐です。
今回は、マネジメントの仕組み化についてお話をしていきたいのですが、テーマが広いため、その中でもミーティングの仕組み化について絞ってお話をしていきたいと思います。
実践会のセミナーやコンサルを受けていただいている院長先生には、ミーティングの必要性については、すでにご理解を頂いているかと思います。
私のクライアントの医院様でも、月に1回は半日程度をつかった「ロングミーティング」や各職種に別れて話合う「職種間ミーティング」、医院の中心メンバーだけを集めて重要なことを話し合う「幹部ミーティング」など、必要に応じて色々なミーティングを使い分け、効率的に取組を進めて頂いています。
このブログを御覧になっている先生の中には、以上のような悩みを持つ方も少なくないのではないでしょうか？
「ミーティングをしたいけど、いつも場当たり的になってしまって何を話していいかわからない」
「前回どこまで話し合ったかがわからず、なにかを決めても進まない」
「毎回、ミーティングをやろうとしても継続性がなく、続かない」
今実施を頂いている医院様でも、始めからうまく運用出来ていたわけではありません。
運用を進めていくにはいくつかのポイントがあります。
とても当たり前のことですが、今回は、大きく３つにしぼってお伝えしていきます。
①事前準備
まずやるべきは、事前準備です。ミーティングは事前準備が9割ともいわれます。
場当たり的にならないように、かならず事前に何について議論すべきかを項目を洗い出ししておく必要があります。チーフスタッフや院長夫人など、同じ目線で話せる立場の方が院内にいる場合には、一緒に医院課題など話合うべき項目を事前に出しておき。すり合わせをしておけるとベストです。
洗い出しをした項目については、エクセルなどにリストにおこし、必ず可視化・記録に残すようにしておきましょう。その上で、どのミーティングの場で話合うことが適正なのか？限られた時間でどの内容から議論すべきなのかの優先順位をつけておきます。
特に歯科医院でおこなうミーティングは貴重な診療時間を削っておこなうことが多い為、如何に生産性の高い場にできるかがポイントです。今決めなくて良いものや効果の薄いもの、今すぐには結論をだせないものには手をつけず、しっかりと議論して成果がでるものを選定することが重要なポイントです。
②参加者を必要最小限にしておこなう
事前に議論しようと思っていた項目が、実は設定していた全体ミーティングではなく、もっと絞ったメンバーで話し合う職種間ミーティングで話あったほうがよい場合もあります。
例えば、「衛生士が行うメインテナンスの内容を統一したい」という議題だった場合に、衛生士間でおこなう職種間ミーティングが適切です。
本当に必要なメンバーで議論することで、意見がまとまらずに何も決めらないなどの最悪なケースを避けることができます。
③話あった内容は必ず記録にのこしておく
ミーティングをおこなった際にもっとも重要なのは、議事録に残すことです。特に決定事項などはしっかり記録に残し、確実に実行されるように、いつ・だれが・何を・どのくらい・いつまでにするのかなど、責任の所在を明確にしておく必要があります。
また、限られた時間でおこなうため、議論が途中で終わってしまうケースもあると思います。
その際に、次回行う際に、どの項目は現在議論途中なのか？具体的にどこまできまっているのか？次の議論すべきポイントはどこなのか？をしっかり振返りができるように、記録を残しておき、再開前に確認した後にはじめることができます。すでに完了したもの、議論中のもの、これからのものもしっかり仕分けをし、管理しておけるとよいと思います。
ここまで整備しておけると、効率的にかつ継続的にミーティングが実施できるかと思います。とはいっても中々二の足を踏んでしまう方もいると思います。ミーティングは非常に重要です。まずは、ミーティングをやる日を先に決めてしまうところから始めましょう！強制的に準備をせざる負えない状態にもっていくことで、着実にスタートさせることが出来ます。まずは実践し、効果のあるミーティングにしてみて下さい。
