そのマネジメント、本当に正しい？歯科医院運営の落とし穴7選

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皆さん、こんにちは！

歯科医院地域一番実践会の中澤です。

今年も３月も終わり、４月新卒を迎える時期がきました。

教育が大事な時期になりますが、このタイミングだからこそマネジメントを進めていく上での重要なポイントを今回まとめてみましたので是非ご参考になれば幸いです。

1. 歯科医院におけるマネジメントの重要性

昨今、岩渕がお話している通り歯科医院は今・今後円滑に経営を進めていくためには、マネジメントの観点を意識した取り組みや形作りが不可欠です。どれだけ優秀な歯科医師やスタッフがいても、組織として機能することが難しくなれば、スタッフの離職につながり、また目の前の患者様を対応できない医院状態になってしまいます。

最近では歯科医院だけでなく会社界隈でも「フラットな組織作り」が注目されることもありますが、歯科医院にとって本当に効果的なマネジメントとは何かを考えることが重要です。

2. フラットな組織のメリットと落とし穴

フラットな組織とは、組織内の階層をできるだけ減らし、スタッフ全員が対等な立場で意見を出し合える運営スタイルのことを指します。これには下記のようなメリットがあります。

フラットな組織のメリット

意思決定が早い：上司の承認を待つ時間が少なく、素早く対応できる。
スタッフの自主性が育つ：それぞれが主体的に考え、責任を持って行動できる。
柔軟な運営が可能：患者さんや医院の状況に応じて、柔軟に対応できる。

一方で、フラットな組織には以下のような課題もあります。

フラットな組織の落とし穴

リーダーがいないと迷走する：方向性が定まらず、組織がまとまりにくくなる。
責任の所在が曖昧になる：誰が決定するのかが不明確になり、混乱を招く。
意見がまとまらず時間がかかる：全員の意見を聞きすぎると、逆に決定が遅れる。

僕らがお伺いする医院でプロジェクトを導入する理由としては取り組みを進めていくこともそうですが、役割の明確化、プロジェクトリーダーを設定することで責任の所在を明らかにすることを大切にしています。そうでないと上記のようなことが発生するからです。役割、組織図を明確にすることで全体が円滑に進む１つのポイントになりうるということです。

私がお伺いする医院を見ている中で考えるのは、歯科医院にはフラットすぎる組織よりも、役割分担設計と適度なリーダーシップのポジション設定ができる環境作りが必要だと考えます。※もちろん規模によって異なります。

3. マネジメントを考える上でのポイント

マネジメント状態が安定している歯科医院の特徴としては、幾つか共通するマネジメントのポイントがあります。参考に記載すると例えば、

役割と責任が明確化されている
- 院長、歯科医師、歯科衛生士、受付など、誰が何を担当するのかを明確化されている。
リーダーシップを発揮する
- 院長が医院の方向性を示し、スタッフが安心して働ける環境を作る姿勢をみしている。
コミュニケーションを大切にする
- 定期的にミーティングを行い、スタッフが意見を言いやすい場を作っている。
教育や研修を充実させる
- スタッフのスキルアップを支援し、成長できる環境を提供している。

4. マネジメントで陥りがちな7つの誤解

その中で診療をしながらになるので本当に歯科医院はマネジメントを両立するのは難しい部分もありますが、気づかぬうちに日々間違ったマネジメントの対応をしているケースも少なからずあるように感じています。これらを７つの誤解という形で下記にまとめてみました。

「フラットな組織がベスト」という誤解
- フラットすぎると、意思決定の責任が不明確になり、組織がまとまりにくくなります。
「全員で決めればうまくいく」という誤解
- 全員の意見を聞くことは大切ですが、決定までに時間がかかりすぎると業務の停滞につながる可能性があります。最終的な意思決定者を決めておくことも重要なポイントです。
「院長がすべて解決するべき」という誤解
- 院長がすべてを抱え込むと、負担が大きくなりすぎてキャパオーバーとなり結果取り組みが前に進みづらくなる体制になることがあります。スタッフの力を信じ、適切に業務を任せることが重要です。
「頻繁なミーティングが必要」という誤解
- ミーティングの回数が多すぎると、かえって業務の妨げになることもあります。重要なのは開催するミーティングの目的を明確に決めて進めることが大事です。情報共有、課題解決、教育の目的なのか、まずは会議設計をしてから進めることが大切なポイントです。
「全員がリーダーになればいい」という誤解
- 役割ごとに適切なリーダーシップが組織には求めれます。全員がリーダーを目指すのではなく、それぞれの強みを活かせる環境が組織全体を活性化するためには重要な考え方です。
「組織文化は自然にできる」という誤解
- 何もしなければ、組織文化は生まれることはありません。以前お話したキックオフミーティングなど方針設計、価値観を明確にし、意識的に文化を育てることが必要です。
「一度の改善で解決する」という誤解
- 組織の成長には継続的な改善が欠かせません。定期的に振り返りを行い、常に最適な運営を目指すことが重要です。これを体系化して個人のスキルアップ同様に組織の成長をステップ毎に考えていけると良いです。

５. まとめ

今回は、歯科医院におけるマネジメントをテーマに重要性や誤解の部分も含めてブログを書いてみました。とはいえ、今回の内容は体系的に学ぶ上での一部分でしかありません。体系的に学び、そして実践することが本当は一番大事な成功をさせるプロセスになると思います。弊社では今年２年に１度のマネジメントセミナーを開催いたしますので是非このあたりでご興味、課題を感じられている先生方がいらっしゃれば参加を検討してみてください。