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皆さん、こんにちは！
歯科医院地域一番実践会コンサルタントの太田です。
4月に入社された新人スタッフの皆さん並びに、採用に成功した医院の先生方！誠におめでとうございます！
入社したばかりの新人スタッフの皆さんは、これから始まる歯科医院での仕事に対して期待や不安も多いはずです！
もちろんこのブログを読ん下さっている医院様では、医院全体で新人スタッフを温かく迎え入れ、丁寧に教育をされていると思います。
しかし、1週間、また1週間と時間が経つにつれて、当初のように細やかな指導や声かけが減ってきてはいないでしょうか？？
もちろん、院長先生・幹部スタッフの方々も日々の診療で多忙を極めているとは思います。
ただし、この段階におけるほんの少しの行動が、新人スタッフの成長と定着、そして医院全体の活性化に大きく影響するのです。
今回は、多忙な院長先生でも無理なく実践でき、新人スタッフの成長を後押しする「5分間トーク」についてお伝えしたいと思います。
時間経過とともに薄れるコミュニケーション
入社当初は、新卒スタッフも多くのことを吸収しようと必死です。
先輩スタッフや院長先生からの指導一つひとつが、彼女たちの成長の糧となります。
しかし、時間が経つにつれ、院内の日常業務がルーティン化し、新卒スタッフへの個別指導やコミュニケーションの機会が減ってしまうことがあります。
このような状況が続くと、新卒スタッフは次のような不安や課題を抱えやすくなります。
業務への不安：教わったことの理解が曖昧なまま業務を進めてしまい、自信を失ってしまう。
マニュアルだけでは分からない内容を放置してしまい、今更聞けない状況となり問題を放置してしまう。
孤立感：周囲に気軽に質問できる雰囲気を感じられず、一人で悩んでしまう。
モチベーションの低下：自分の成長を実感できず、仕事へのやりがいを見出せなくなってしまう。
結果として、不安や孤立感が解消されない状況となり早期退職のリスクに繋がってしまうのです。
ここで覚えて頂きたいのが、退職に至るまでのプロセスです。
このプロセスは疑問から始まります。
疑問が不安となり、不安が不満となり、不満が退職に繋がります。
その為、早い段階で疑問・不安を取り除いてあげる事が重要なのです。
成長の鍵 – 「5分間トーク」
そこで院長先生、幹部の方々にご提案するのが、「5分間トーク」です。
毎日ほんの5分間で良いので、新人スタッフ一人ひとりと個別に言葉を交わす「5分間トーク」の時間を作ってみて下さい。
たとえ短い時間であっても以下ような声掛けをすることでより効果的な「5分間トーク」が実践できます。
進捗確認：今日任せた業務はどうか、困っていることはないかなどを優しく尋ねて上げて下さい。
例）「何か困ったことはないかな？」「今日の〇〇はどうだった？」
疑問点の解消：新卒スタッフが抱える小さな疑問や不安をその場で解消してあげましょう。
例）「何か分からないことはあった？遠慮せずに聞いてね。」
学びの共有： 新たに学んだことや気になったことなどを話してもらい、理解を深めます。
例）「今日、何か新しい発見はあった？」「〇〇について、何か気になることはあった？」
励ましと承認：小さな成長や努力を認め、褒めてあげます。
ここで重要なのが結果だけでなく、プロセスを褒めることが重要です。
例）「今日の〇〇、すごく丁寧にできていたね！」「昨日教えた〇〇、もう自分でできるようになったんだね、素晴らしい！」
できるだけ具体的に行動を承認してあげましょう。
目標の共有：短期的な目標や、将来的な成長への期待を伝えてあげましょう。
例）「まずは〇〇ができるようになるのが目標だね。一緒に頑張ろう！」「君の成長を楽しみにしているよ。」
医院の理念や価値観の共有：そして医院が大切にしていることや、患者様への想いを伝えます。もしクレドがある場合は、クレドの説明を含めて医院の在り方を伝えていくのも良いでしょう。
「5分間トーク」のメリット
この「5分間トーク」は、一見すると些細なことかもしれませんが、しっかりと継続することで想像以上のメリットがあります。
新卒スタッフの安心感と信頼感の向上：院長先生・幹部スタッフが気にかけてくれているという実感が、新人スタッフの不安を軽減させ、医院への信頼感が生まれます。
早期育成と成長の促進：疑問点がすぐに解消されることで、業務の理解が深まり、スムーズな成長につながります。
コミュニケーションの活性化：普段から気軽に話せる関係性が築かれることで、報連相がスムーズになり、ミスやトラブルの早期発見・解決につながります。
モチベーションの維持・向上：努力や成長が認められることで、仕事への意欲が高まり、主体的な行動を促します。
早期離職の防止：不安や孤立感が解消され、医院への愛着が深まることで、早期離職のリスクを低減できます。
「5分間トーク」を実践するためのヒント
ここまで読んで頂いた方は「5分間トーク」の重要性については、理解して頂いたと思います。
しかし、良いと分かっていても継続し仕組み化することが難しいのです。
毎日のルーティンとして取り入れるためのヒントをいくつかご紹介します。
時間を決める：診療後、お昼休憩中など、比較的落ち着いた時間で設定するのが良いと思います。
場所を決める: 個室やスタッフルームの一角など、落ち着いて話せる場所を決めます。
対象者を決める: 中には複数名の新人スタッフを採用された医院様もあると思います。その為、1週間や1か月で事前に「この日はAさんと話す」とトーク対象者を決めておくと良いでね。
記録を残す: 話した内容や新卒スタッフの反応などを簡単にメモしておくと、継続的なサポートに役立ちます。ポータルサイトなどを活用するのも良いでしょう。
完璧を求めない: 5分間という短い時間なので、完璧な会話である必要はありません。大切なのは、毎日続けることです。
院長先生のほんの少しの意識が未来を創る
新卒スタッフの育成は、医院の未来を担う人材を育てる重要な取り組みです。院長先生のほんの少しの意識と行動が、彼女たちの成長を大きく左右します。
多忙な毎日だとは思いますが、ぜひ明日から「5分間トーク」を実践してみてください。
新人スタッフの成長という目の前の成果だけでなく、医院全体の活気と未来につながる、財産となるはずです。
私が訪問させて頂いているクリニック様でも、「5分間トーク」を行っていなかった時は急な退職の申し出が多かったり、時には退職代行を使って急に来なくなるといったことが多発しており、常に誰か辞めてしまうんじゃ無いか？と不安を抱えられているクリニック様もありましが、「5分間トーク」を初めてから急な退職はもちろん退職辞退も驚くほど減ったのです。
さらに退職が減っただけでなく、驚くほどの成長がみられるようになったのです。
今までは半年間でカリキュラムを組んでいたのが、次から次へのとカリキュラムをクリアしていき、半分の期間であるわずか3ヵ月で独り立ちに成功したのです。
「5分間トーク」を始め、4月入社の新人スタッフと共に、未来を築いていきましょう！
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