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こんにちは。
歯科医院地域一番実践会の山ノ内です。
定期的にミーティングを実施している医院様は多いかと思いますが、院長からよく嘆きのようなお言葉を聞きます。
・なんとなくミーティングをしているが、何を話したら良いかわからない時がある。
・毎回、私（院長先生）からの一方通行の話で終わる。お経を唱えているようだ。
・マンネリ化している
この状況はとても良く聞きます。
概ね、こういう状況になっている院長先生は準備を特に行わず、「こんな話をしようかな？」ということを頭だけで考えているケースが多い気がします。これからお伝えすることは誰にでも出来る簡単なことなので、試してみて下さい。
事前準備
ミーティングはまずは事前準備が大切です。
全体に共有して置かなければならないことは勿論ですが、
「何を伝えたいか」、「何をしたいか」、「その理由はなぜか」
これらを頭の中だけでなく、文章でしっかりと記しておくことが大切です。
そうすることで、言い忘れたということが起こらないので漏れなく伝えられますし、頭の中も整理が出来ます。
また、「話が一方通行で終わる」という院長先生には、検討したいテーマを事前にスタッフへ伝えておくといいでしょう。1～2週間前くらいに「次回のミーティングで●●について話合いますので、1人1つは意見を考えてみて下さい。」と言ったように、事前に考える時間を与えると良いと思います。考える訓練をしていないと、急に反応することは難しいです。まずは、考える時間を与えてみましょう。
ミーティング中に気をつけたいこと
ミーティング中に気をつけたいことはスタッフの意見をいきなり否定しないということです。そして、意見が出るたびに割り込まないことです。スタッフの意見を聞いて「こちらの気持ちも知らずに！」と怒りが込み上げてくることもあるかと思いますが、まずは、すべての意見を受け止めてあげましょう。可能であれば、ホワイトボードなどを購入し、出た意見をその場で共有できるようにするといいでしょう。
意見がある程度出きったようなら、提案された意見が「患者様のため、医院のため、自分のため」に則しているかどうか考えてみて下さい。則しているのであれば、医院の状況次第で採用したり、医院用にカスタマイズしたりして、取り組んでいけるといいでしょう。
ここで注意したいことは決めた内容は必ず実施するということです。60％程度の準備段階であろうとまずは実践してみることです。「決まったことをやらない組織」という雰囲気が作られてしまうと、決めたことがやれない医院になってしまいます。
マンネリを脱したい方へ
アイスブレイクになるようなゲームを冒頭で行って緊張をほぐす方法もあります。関連書籍も多数あるので、興味ある方は「アイスブレイク」で検索してみてください。
その他には、音楽を流す、おやつ用意する、などのようなリラックスする雰囲気を作り出す医院様もあります。とても良い影響が出ているとお聞きしています。
ミーティングが思うようにいかず、3ヶ月に1回になってしまった医院や辞めてしまう医院をお聞きします。ただ、ミーティングをやらずに組織を同じ方向に向かせることをとても難しいです。ちょっとした工夫で医院のミーティングは変わります。あきらめる前に是非、試してみて下さい。
※ミーティングは業務時間内に行いましょう。業務時間外の場合、スタッフの不満の対象になります。
