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こんにちは。実践会コンサルタントの山ノ内です。
本日は「WEB予約」をまだ開始していない方向けにブログを書きます。
以前もブログで触れたことがあるのですが、最近お伺いし始めた医院さんの多くが「導入していない」または「活用しきれていない」という状況が多いので改めて書かせて頂きます。基本的な内容にはなりますが、まだ導入していない医院さんや導入しているがWEB予約からの新患予約が少ない医院さんは是非確認してください！
WEB予約システムの重要が高まっている？
そもそもですが、WEBからの新患予約が非常に好調です。恐らくですが、コロナの影響を受けていると思います。コロナによる環境下で多くのことをネット上で済ませることに慣れたり、他人との接触が減ることで口コミ紹介が少なくなったり、、、新しい生活様式の影響は受けていると思います。そして、これからも継続すると思います。
どんなWEB予約システムが良いか？
正直、「絶対にコレがいい！」というものはありませんが、キャンセル対策を見越してSMS機能を活用できるのは必須ですね。その他、データ解析機能、CTI機能、診察券アプリ、LINE予約機能など様々な付加価値的な機能もありますが、何よりも大事なのはホームページからWEB予約出来ることなので、迷って時間が過ぎるならまずは導入することが大事です。レセコン会社さんが自前で紹介するもの以外でしたら、下記のようなものがあります。
SMSデンタルアポ
http://dental-apo.jp/
アポツール
https://apotool.jp/
デントネット
https://www.dentnet.org/
アポデント
http://apodent.narcohm.co.jp/
などなど
※詳細に関しては、メーカー様にお問い合わせください。
患者情報が連携できるかどうかは予約システムの会社とレセコン会社さんの双方の確認が必要です。ただ、基本的にレセコン会社さんは自前でやって欲しいので外部の予約システムを導入することをだいぶ渋ります。ただ、連携できることの方が多いです。医院さんからレセコン会社さんにしっかり、ハッキリ言えるかどうかにもかかっています（笑）
価格帯は様々ですが、比較的低コストで始めるなら、SMSデンタルアポかアポデントでしょうか。初期導入費５～６万円程度、ランニングコスト月7,000～10,000円程度（SMSオプション込み）で始められます。付加価値が多くついている商品に関しては高額なので補助金や助成金を活用するのも一つかと思います。
参考）IT補助金
初期設定① 列について
初期設定で「ユニット」もしくは「DrやDH」単位で列を決めます。特に「ユニット」で分ける時に忘れがちなのはカウンセリングルーム列です。カウンセリングも価値を生む（＝お金を生む）場所なので別にとりましょう。あとは、カウンセリングの時間が治療列の中に組み込まれているとカウンセリングに入っている時間に他の予約が取れないという機会損失を生むので必ず分けましょう。
新患枠の列を設けるかどうかは医院のスタイル次第になりますが、新患を積極的に取りたい医院さんはあっても良いかと思います。
初期設定② 予約の時間について
こちらも医院さんの置かれている状況によって異なりますが、新患を積極的に取りたいところは「３０分枠」です。ただ、この枠になると最低限の問診と検査、主訴の処置になると思うので、初診カウンセリングを導入しているところは２回目の来院時に変更したりします。初診からしっかり見たい医院さんは１時間枠も良いかと思いますが、どうしても予約は入りにくくなると思います。なので、それ以上の時間での枠はおすすめしません。
あとは、WEB予約であっても、医院から折り返し電話して「問診の記載のため」という理由で予約の１５分前に来院を促すことで少し時間にゆとりを持てたりします。また、キャンセル対策にもなったりしますね。
初期設定③ WEB予約は何日前からOKにする？
基本的には前日までのWEB予約を受ける形が多いですね。
新患を積極的に欲しいなら、当日も受けるところもあります。
初期設定④ 新患だけ？再診も？
現段階では新患だけで良いかと思います。再診までOKにすると煩雑になりやすいです。来院頂いている患者様に関しては出来る限りこちらで先導してあげるのがベストだと思います。
初期設定④ SMSの活用
私がおすすめしているのは、メンテナンスは１週間前～２日前の送信・治療は２日前の送信です。前日に設定しないのは、キャンセルになった時のリカバリーが難しいからです。たった１日ですが、この１日が大きいですね。
初期設定⑤ ホームページの設置
PC画面ならTOPページに入った瞬間に分かるところに設置すること、モバイル画面ならフッター固定がおすすめですね。予約までの手間を少なくする、すぐに予約できるようにする、この観点が大切ですね。
フッター固定の例）携帯画面の下に固定されていて、スクロールしても表示され続ける
初期設定⑥ 実際に予約手続きをして最終確認
これはとても大事です。実際に予約が可能なのかどうか確認してください。特に慎重派の方は新患が入りにくい設定になりがちなので、WEB予約の設定したは良いけど予約できるのが１週間先ということも。それだと新患UPは難しいです。
あとは、患者さんが増えてくるとWEB予約が出来るのが２週間先となってしまうこともあります。その場合は仕組みの変更が必要ですね。
最後に
今回は設定までの流れをまとめてみました。「まだWEB予約を導入していない」「WEB予約の新患が少ない」そんな医院さんは是非再確認してみてください。ちょっとした工夫で患者さんの流れが変わりますよ。
