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こんにちは、歯科医院地域一番ディレクターの五島光です。私は歯科医院専門の経営コンサルタントになって15年ほどになります。全国の意欲ある歯科医の皆様が着実により強くなるようなお手伝いをさせていただいています。いろんな歯科医院さんにお伺いさせていただいてるんですけども、その中で歯科医院経営に役立つ基本的なことからまた応用的なことまでいろいろこのYouTubeチャンネルでは、動画でお伝えできればと思います。
今回はなかなかマネジメントというか、意欲の低いモチベーションがちょっと足りないスタッフの皆さんに対して目標に書かせたりとか、もっと目標達成とかスキルアップに向かわせるかという内容で進めさせていただきます。
それではこの超簡単！ どんなスタッフでも書ける負担が少ない年間目標の書き方についてお話しします。まず、スタッフの皆さん、また先生たちが目標設定できていますかということを確認したいと思います。目標設定がなかなか難しいものもあると思うんですけど、基本は月間目標ですね。
上記の画像はある医院さんの月間目標をちょっと名前を消してですね、表示させています。例では1年目のアシスタントの方で書いてるのですが、こういうふうなことが書けるとまあまあいいだろうと思っています。ただなかなかここまで毎月ここまでのことを書いてくれるってのは難しいなあというふうに思います。
昨今は、月間目標や読書感想文とかそういうのが苦手だとか、「そんなことさせられるんだったらちょっと違うところに行こうかな」みたいなふうなスタッフの方も多いと思います。歯科衛生士の方だったらば、就職先はだいたい歯科医院で決まってるんですけども、歯科助手の方とか受付だったら、もう広く一般企業全体が採用のライバルになっちゃいますのでできるだけ採用の条件というか、緩めたいとか長く勤めてもらうためゆるい職場環境を作ってる。みたいなこともあるかと思います。
しかし、月間目標はやってほしいなと思うんですが、こういうふうにきっちりと導入するってなると、やっぱ結構反発を食らっちゃうんですね。原則は採用するときに「うちはこんなことやってるよ。月間目標もやってるし、定期的に読書活動もやってるよ」みたいなことは言ったほうがいいのですが、なかなか採用が難しい，モチベーションの管理が難しいというふうな医院さんもあると思いますので、今回月間目標からもうちょっとレベルを一段下げて、誰でもできるというか、多くの人ができるであろうというようなレベルまで下げてみて、僕の書き方ってのご説明したいと思います。月間目標のレベル下げた目標とは一体何なのかというと、この年間目標です。
年間も今日難しいって思っちゃいがちなんですけども、ここでちょっと違う年間目標をお伝えできればと思います。もちろん、経営塾ベーシックに参加されてる方は、ちゃんとした年間目標を書かなきゃいけないってことになってると思いますが、先生が参加されてもスタッフの方はまだ参加されてないよという医院さんもあります。そこで、ハードルを下げて、小さな一歩少しもね、踏み出してもらいたいなということで、レベルを下げた年間目標を書いてもらおうと思います。
まず下げ方その1ですけども、年間全体はなかなか難しいですね。だから上半期下半期というふうに分けて書いてもらうってのが書きやすい第一歩というふうになります。具体的なフォーマットをお見せしたいと思います。
具体的なフォーマットは、こちらですね、ここには2021年下半期目標設定、上半期もあるんですけど、これはもう上半期も既に書いたんで下半期目標になります。目標1、2、3っていうふうに目標がたった三つだけでいいんです。これ３つだけたらなんとか書けるんじゃないかな、モチベーションはなかなか難しい場合でも書けるだと思います。
ただ書いただけじゃ意味がないなということで、このちょっと簡易版・年間目標上半期／下半期二つに分けたバージョンは、目標3つだけじゃなくて振り返りも書いていただいています。
目標1の下にちっちゃい四角があってその四角に目標を書くわけですね。でも、それでその下に四つのマス目があると思うんですが、そのマス目で2ヶ月ごとに達成したことは何ですか、次の2ヶ月ね、やることは一体何でしょうかっていうふうに改善点とか値段も書いてもらうんですね。
では、導入方法です。導入方法はこの3パターンですね、書き方を伝えるのが1点目、2点目が書いててみようで3番目は振り返ってみましょうということです。このフォーマット、最初にちょっとちっちゃくいろいろ書いてますけど、これが書き方を伝えるということですね。
では1番目書き方を伝えるというふうなことからお伝えしていきたいと思います。ちょっと拡大をしています。
拡大したのがこの図なんですけれども、下半期目標設定で名前が書いてある。そのちっちゃい文字に※印で書き方注意点が書いてあります。①スキルの向上、②知識の向上③医院の知名度、評判を上げる行動、そういうふうな「患者様の満足度を上げる、リコール数を増やす、自費を増やす，キャンセル・中断を下げる、新患を上げるそういうような目標を具体的に書いてください」みたいなことを一応注意書きとして書いています。
そういうふうなものをこの目標シートを渡したときにですね、口頭で説明書がいいと思います。本来であれば、目標を書くときっていうのはスマート原則っていうのがあるんですね。なかなか難しいと思うので、そこまでは求めない。
ただ注意書きとしてはこういうふうな項目で目標をちょっと考えてみてね、5項目中ちょっと3つぐらい取ってみてね、それで目標123というのをちょっと書いてみてくださいというわけです。
結果として満足度が上がるとか、キャンセルが下がるとか自費や新患が増えると、そういうのを目指してほしいなというふうな、医院側のメッセージです。
ちなみにこのスマート原則なんですけども、一応ここで補足説明をしておきたいと思います。本格的な目標を書きたいという方もいらっしゃると思います。スマート原則というのは英語の頭文字、五つの頭文字を書いて、それをピックアップした目標の書き方です。Sはスペシフィック「具体的に詳しく書く」ということ。
Mはメジャラブル。数字があるとか計測ができる。Aがアグリー。他の人が見ても具体的でわかりやすい数字も入っててわかりやすい、他の人が見てこういうこと頑張るんだね、こういうことをあなたは目標にするんだねってのがわかるような目標にしましょう。
Rはリアリスティック。現実的ですね。1ヶ月で本を300冊読むとぁ、それは無理でしょうというのは駄目ですよという話ですね。それからTはTime。タイムリーですね、期日が入っているということです。
月間目標を書くときにこういうスマート原則をやると書きやすいんですけども院長先生レベルスタッフチーフレベルの方はこういうふうなスマート原則はしておいてください。
この下半期目標を書く方なんですけど、書いたらその後2ヶ月おきに振り返ります。例えば今日が7月ですよとしましょう。7月はその2ヶ月後の9月ですね、9月にまず1回目の振り返りをしましょうと、達成したことは一体何ですか。それから今後の改善、次の2ヶ月で、9月の2ヶ月は11月ですよね。11月までにどういったこと目指しますか、この目標についてはって11月になってまた達成したことはこの2ヶ月間どうでしたかって、次の改善点、来年の1月までにやろうとすると一体何ですかっていうことを振り返っていくという形になってます。
3ヶ所書くところがあります。振り返りは2ヶ月に一度でいいかなと思っています。では実際にお手本の目標、この簡単バージョン、上半期下半期二つにわかれたバージョンの目標のお手本をお伝えしましょう。
例えば目標1、TEKを15分くらいで作れるようになるみたいな、ちょっと一応スマート原則にのっとってるんですけど、こんなふうな目標が7月に書きました。次は9月ですね、9月の振り返りで20分ぐらい練習ができたなと今後の改善点は練習時間自分で見つけていく。その2ヶ月後11月に15分になりました。改善点では、上手に作る方を先生聞いてみると書かれてあります。
目標②，補綴物の説明3人に1人は自費治療を選択してもらおうと、ちょっと意識高めかもしれませんけど、2ヶ月後9月では、5回説明できて1人は自費になってくれただとか、11月にほぼ全員に向けた写真を見せることができた。次は4割目指したいみたいです。
最後は1人3人の患者さんと1分以上コミュニケーションをとりますという目標。
このように、月間目標が難しいっていうんだったら、年間目標を。それがさらに難しいといった上半期と下半期に分けて、なるべく簡単なフォーマットを使う。それでベイビーステップですけども、一方でもちっちゃい行動を達成して，よりよい変化を起こすということがすごく大事になってくると思います。
